بند ۱: استفاده کنندگان از فرصت مطالعاتی کوتاه مدت، موظفند نتایج پیشرفت برنامه تحقیقاتی ارائه شده و گزارش سفر انجام شده خود را در قالب فرم ارسال گزارش فارسی، فرم تأئید دانشکده، فرم اسناد مثبته، فرم تأیید مؤسسه میزبان و فرم ارسال گزارش انگلیسی به معاونت پژوهشی دانشگاه ارسال کنند.
تبصره ۱؛ گزارشها باید در قالب فرمهای مصوب معاونت پژوهشی ارسال شوند و عدم ارائه گزارش قابل قبول، مانع بررسی درخواستهای آینده اعم از سفرهای علمی و فرصت مطالعاتی خواهد شد.
بند۲: گزارش سفر اعضاء هیأت علمی علاوه بر مطالب علمی، باید تمام یا بخش قابل توجهی از موارد زیر را در مورد دانشگاه محل مأموریت، در بر داشته باشد:
• ساختار سازمانی
• امتیاز شاخصهای پژوهشی و آموزشی
• رتبه جهانی
• مراکز تحقیقاتی شاخص
• آزمایشگاههای تخصصی
• دروس خاص و منحصر به فرد
همچنین انتظار میرود که عضو هیأت علمی، در خصوص موارد زیر نیز فعالیت کند و نتیجه را در گزارش پایانی خود منعکس کرده باشد:
• دورههای مشترک قابل برنامهریزی فیمابین
• شناسایی اعضاء هیأت علمی ایرانی
• تمایل دانشگاه محل فرصت در خصوص تجهیز آزمایشگاههای دانشگاه
• تمایل دانشگاه محل فرصت در تعریف پروژههای مشترک
• تمایل دانشگاه محل فرصت برای ایجاد ارتباط مستمر
• تمایل دانشگاه محل فرصت برای حضور سایر اعضاء هیأت علمی دانشگاه
• تمایل دانشگاه محل فرصت در تدوین مقالات مشترک
بند ۳: ایراد سخنرانی در گروه ( یا دانشکده) حداکثر ۳ ماه پس از مراجعت