دستوالعمل فاکتورهای مصرفی و سرمایه ای که قبل از پرداخت از سمت معاونت پژوهش و فناوری باید مد نظر قرار گیرد :

۱- کلیه فاکتورها باید بدون خط خوردگی بوده و دارای آدرس ، تلفن و مهر خوانا باشد.

۲- مهر فاکتورها باید اصل بوده (فاکتور اسکن شده و فروشگاه‌های اینترنتی مورد قبول نیست) و با سربرگ فاکتور یکی باشد.

۳- مبالغ بالای ۴۰۰/۰۰۰/۰۰۰ ریال در صورت:
الف ) خرید از شرکت (فاکتورهای رسمی) رسید واریز وجه باید با نام شرکت یکی باشد.
ب ) خرید از فروشگاه رسید واریز وجه باید با مهر فروشگاه یا نام فروشنده یکی باشد.

۴  - مبالغ بالای ۱۴۲/۵۰۰/۰۰۰ ریال (فاکتورهای سال ۱۴۰۴)  در صورت:
الف ) خرید از شرکت(فاکتورهای رسمی) روی فاکتور کد اقتصادی یا شناسه ملی قید شده‌باشد .
ب ) خرید از فروشگاه روی فاکتور نام و نام خانوادگی و کد ملی فروشنده قید شود.
ج ) برای فاکتورهای سال ۱۴۰۴، فروشنده باید در سامانه‌های قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان فاکتور را ثبت کند.
(لازم به یادآوری است مبلغ معاملات کوچک در سال ۱۴۰۴ بعد از اعلام سازمان امور مالیاتی متعاقبا اطلاع‌رسانی خواهد شد)

۵- در صورت درج ارزش افزوده در فاکتور باید گواهی ثبت‌نام ارزش افزوده ضمیمه گردد.

۶- حواله مصرفی جهت اقلام مصرفی ضمیمه گردد.

۷- رسید اموالی, حواله انبار یا تعمیر مال کالا جهت اقلام سرمایه‌ای ضمیمه گردد.

۸- تهیه لیست فاکتورهای ارسالی به صورتی که ترتیب اقلام در لیست با فاکتورها یکی باشد.

۹- همه امضاء‌ها (از جمله : سرپرست انبار، جمعدار ، امین اموال ، عامل مالی ، رئیس اداره ، مقام مجاز دانشکده و ...) مربوط به حواله‌های مصرفی ، رسیدهای اموال و فرم ماده ۴۷ از طرف آن واحد کامل گردد.

لازم به ذکر است فاکتورهای ارسالی به اندازه سهم گرنت تخصیصی سالانه هر عضو محترم هئیت علمی باشد.